Todoist для GTD: как организовать задачи и достигать целей
Работа и продуктивность
Todoist для GTD: как организовать задачи и достигать целей
Коротко
Todoist можно использовать для организации задач по системе GTD. Разбираем структуру проектов, обработку входящих и функции приложения для планирования дел.
Todoist для GTD — один из способов организовать задачи и проекты по системе Getting Things Done.
По своей сути Todoist представляет собой приложение для составления списков дел. При этом набор дополнительных функций позволяет использовать его как полноценный инструмент управления задачами.
Todoist нельзя назвать идеальным решением для всех пользователей, но его возможности заслуживают внимания.
Приложение доступно для Windows, macOS, Android и iOS, а также через браузер. Его можно использовать бесплатно, однако отдельные функции требуют платной подписки.
Метод Getting Things Done помогает перенести задачи из головы во внешнюю систему.
Благодаря этому можно меньше отвлекаться на необходимость запоминать дела и сосредоточиться на их выполнении.
При этом необязательно использовать строго определённую структуру GTD.
Рассмотрим один из вариантов организации этой системы с помощью Todoist.
Как использовать Todoist для GTD
Первый шаг — создать структуру проектов, которая позволит распределять входящие задачи по срокам и категориям.
Для этого понадобятся несколько основных разделов.
«Входящие» — здесь собираются все новые идеи и задачи.
Остальные проекты используются для распределения дел после обработки списка «Входящие».
Проекты для планирования задач
«На этой неделе» — задачи, над которыми вы собираетесь работать в течение текущей недели.
«Следующая неделя» — дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время, но они не настолько срочные, чтобы заниматься ими немедленно.
«В этом месяце» — задачи, которые планируется выполнить относительно скоро, но можно отложить на одну-две недели.
«Следующий месяц» — дела, которые вы хотите выполнить позднее.
Дополнительно стоит создать ещё два проекта.
«Повторяющиеся задачи» — регулярные действия, связанные с важными для вас целями.
«Рутина» — повседневные обязанности, которые могут не иметь прямого отношения к вашим целям, но требуют регулярного выполнения.
Например, занятия спортом или встречи в клубе.
Пример структуры проектов в Todoist.
Как работать со списком «Входящие»
Когда в течение недели появляются новые задачи, добавляйте их в проект «Входящие».
Так вы сможете сохранить информацию, не отвлекаясь на немедленное планирование каждого дела.
Позднее к этим задачам можно вернуться и определить, когда их необходимо выполнить.
Раз в неделю выделяйте 20–30 минут на обработку списка «Входящие».
В это время последовательно просматривайте задачи и определяйте их важность и сроки выполнения.
Рассмотрим несколько примеров.
Пример 1. Отложенная задача
Я знаю, что хочу помыть окна, но за окном ещё зима.
Поэтому перенесу эту задачу в список долгосрочных или отложенных дел.
Пример 2. Планирование на следующий месяц
Мне необходимо пройти ежегодный медицинский осмотр, но в этом месяце я занят.
Поэтому перемещаю задачу в проект «Следующий месяц».
Пример 3. Задача на текущую неделю
Я планирую написать статью для Дзена на этой неделе.
Для этого определяю день и время, когда смогу заняться материалом, а затем перемещаю задачу в проект «На этой неделе».
Таким образом, три задачи распределены по соответствующим проектам.
В исходном примере такая обработка занимала около пяти минут.
Теперь задачи находятся в системе Todoist, поэтому к ним можно вернуться в запланированное время.
Это позволяет сосредоточиться на выполнении текущих дел вместо постоянного обдумывания всего списка.
Какие функции Todoist полезны для GTD
В Todoist есть несколько инструментов, которые помогают организовать работу с задачами.
- Даты и время выполнения. Можно устанавливать сроки с помощью календаря.
- Приоритеты. Для задач предусмотрены уровни приоритета от 1 до 4, где первый — самый высокий, а четвёртый — самый низкий.
- Уведомления. Приложение позволяет получать напоминания по электронной почте или через системные уведомления.
- Повторяющиеся задачи. Можно настраивать регулярное выполнение дел с заданной периодичностью.
- Заметки и вложения. К задачам можно добавлять текстовые комментарии, файлы и ссылки на внешние источники.
Почему Todoist подходит для управления задачами
При работе по системе GTD важно выбирать инструменты, которые понятны и не усложняют выполнение повседневных дел.
Todoist позволяет фиксировать идеи, распределять задачи по проектам, назначать сроки и отслеживать выполнение.
Для организации личной продуктивности этих возможностей может быть достаточно.
Если вы хотите использовать GTD на практике, стоит попробовать Todoist и оценить, насколько предложенная структура соответствует вашим задачам и привычному рабочему процессу.
Вопросы по теме
Как использовать Todoist для GTD?
Создайте структуру проектов, фиксируйте новые дела во «Входящих» и регулярно распределяйте их по срокам выполнения.
Какие проекты нужны для организации GTD в Todoist?
В статье предлагаются «Входящие», «На этой неделе», «Следующая неделя», «В этом месяце», «Следующий месяц», «Повторяющиеся задачи» и «Рутина».
Как часто нужно обрабатывать входящие задачи?
Автор предлагает выделять на обработку списка «Входящие» 20–30 минут раз в неделю.
