Как организовать работу по системе GTD в Trello

GTD в Trello — способ организовать задачи по системе Getting Things Done с помощью визуальной доски. Trello позволяет собирать входящие дела, распределять их по приоритетам и отслеживать выполнение.

На мой взгляд, Trello хорошо подходит для работы по системе GTD. Рекомендация основана в том числе на личном опыте.

Подробнее о Getting Things Done рассказывали в отдельной статье.

Почему Trello подходит для GTD

Trello — визуальный инструмент управления задачами, основанный на принципах канбан-доски.

Его можно использовать как для организации личных дел, так и для управления рабочими процессами компании.

В исходном материале приводился пример применения такого подхода даже для фабрики из 400 человек.

Главное преимущество Trello в контексте GTD — возможность видеть задачи и их состояние на одном экране.

Разберём, как организовать такую систему.

Шаг 1. Визуализируйте свою работу

Для начала создайте на доске несколько основных списков:

• «Входящие».
• «Приоритетные».
• «Выполняется».
• «Ожидание».
• «Выполненные».

Стандартная структура списков.

Такая организация позволяет видеть, как задачи перемещаются из «Входящих» в «Приоритетные», а затем — в «Выполненные».

Дополнительно можно создать списки:

• «Незавершённые работы».
• «Запланированные».
• «Проекты».
• «Когда-нибудь».

Они понадобятся реже, но помогут хранить задачи, которые не требуют немедленного выполнения.

Trello позволяет размещать несколько списков на одном экране, создавать задачи внутри каждого из них и перемещать карточки между списками.

В исходном материале Trello также описывался как бесплатный цифровой инструмент.

Шаг 2. Собирайте информацию во «Входящих»

Следующий этап — фиксировать все идеи и задачи, которые появляются в течение дня.

Для этого используйте список «Входящие».

Необязательно сразу определять приоритет или срок выполнения. Главное — сохранить информацию, чтобы вернуться к ней во время обработки задач.

Пример списка дел.

Шаг 3. Обрабатывайте задачи в GTD

На этапе обработки необходимо просмотреть каждый элемент списка «Входящие» и определить, требуется ли какое-либо действие.

После этого распределите задачи по соответствующим спискам.

«Выполняется» — основные задачи, над которыми вы работаете в данный момент.

«Приоритетные» — дела, которые необходимо выполнить в ближайшее запланированное время.

«Ожидание» — задачи, выполнение которых зависит от другого человека. Можно добавить ответственного, чтобы понимать, от кого зависит результат, и отслеживать прогресс.

«Проекты» — многошаговые задачи, для выполнения которых недостаточно одного действия.

«Может быть/когда-нибудь» — идеи и потенциальные задачи, требующие дополнительного обдумывания.

Часть таких задач со временем может перейти в приоритетные, а остальные — отправиться в архив.

Шаг 4. Ограничивайте незавершённую работу

Концентрация на ограниченном количестве задач помогает уделять больше внимания их выполнению.

Поэтому стоит установить предел для количества дел, которые одновременно находятся в приоритете и работе.

Например, если вы планируете выполнить больше пяти задач за день, попробуйте сократить список.

Выберите пять наиболее важных дел, а остальные временно уберите из текущего плана.

После их выполнения оцените, осталось ли время на дополнительные задачи. Если нет — перенесите их на другой день.

Такой подход позволяет не перегружать рабочий список.

Отдельное внимание стоит уделить многозадачности.

В исходном материале утверждалось, что 98% людей не способны эффективно работать в режиме многозадачности.

Практический совет при этом остаётся простым: выполняйте одну задачу, завершайте её и только затем переходите к следующей.

Мем о работе с задачами.

Trello помогает разбивать крупные и сложные проекты на небольшие, более управляемые задачи.

Если вам интересна система GTD, можно попробовать организовать её в этом приложении.

Кроме того, для Trello был создан шаблон Getting Things Done.

Его можно адаптировать под собственные задачи и привычный рабочий процесс.