Система GTD: как управлять задачами и своим временем

Система GTD (Getting Things Done) — метод управления задачами и продуктивностью. Его основная идея заключается в том, чтобы записывать все дела и не держать их постоянно в голове.

Когда задачи зафиксированы, вам не приходится запоминать каждую из них. Это может снизить стресс и помочь сосредоточиться на выполнении работы.

В системе GTD большие задачи разбиваются на небольшие действия, для которых определяются конкретные сроки.

Регулярный обзор помогает отслеживать задачи и проекты, находить слабые места в организации работы и своевременно вносить изменения.

Пример задачи для ознакомления со статьёй.

Метод GTD состоит из пяти последовательных шагов. Рассмотрим каждый из них.

Шаг 1. Сбор задач

Первый этап GTD — перенести задачи из головы в список дел.

Необходимо собрать всё, что привлекает ваше внимание и требует дальнейших действий.

Например, если у вас появилась идея, которая может помочь развитию стартапа, запишите её на бумаге или сохраните в удобном инструменте.

На этом этапе не нужно оценивать каждую идею или определять её приоритет.

Ваш список может включать простые повседневные дела, отдельные идеи и долгосрочные проекты.

Главное — зафиксировать информацию, чтобы вернуться к ней позднее.

Пример переноса задач в список.

Шаг 2. Обработка информации

После сбора необходимо просмотреть все записи и определить, что с ними делать.

Для каждого пункта задайте себе несколько вопросов:

• Что это за задача?
• Какое следующее действие необходимо выполнить?
• Сколько времени оно займёт?

Если задачу должен выполнить другой человек, её можно делегировать.

Если действие не требует немедленного выполнения, его можно отложить на более поздний срок.

Подумайте, какие конкретные шаги потребуются для реализации каждой идеи.

Если запись не предполагает никаких действий, выберите один из трёх вариантов:

• Удалите её.
• Перенесите в список «Может быть/когда-нибудь».
• Сохраните в качестве справочного материала.

Пример сортировки и обработки задач.

Шаг 3. Организация задач

Следующий этап — классификация задач и расстановка приоритетов.

Важно понимать разницу между отдельным действием и проектом.

Проект — это многошаговая задача, для выполнения которой одного действия недостаточно.

При организации дел необходимо учитывать сроки.

Например, если вы хотите подать заявку на участие в программе для стартапов, заранее определите, сколько времени займёт её подготовка.

После этого выделите конкретные действия, которые необходимо выполнить.

При работе с задачами важно понимать, какой шаг будет следующим.

Пример определения необходимости выполнения задачи.

Шаг 4. Еженедельный обзор

Приоритеты могут меняться, поэтому списки задач необходимо регулярно пересматривать.

В системе GTD рекомендуется проводить обзор один раз в неделю.

Это позволяет оценить, насколько ваши действия приближают вас к поставленным целям.

Во время обзора проверьте следующие элементы:

• Новые идеи. Запишите всё, что накопилось в голове за неделю.
• Входящие. Распределите новые задачи, идеи и даты по соответствующим разделам системы GTD.
• Список задач. Проверьте его актуальность, отметьте выполненные дела и определите следующие действия.
• Списки проектов. Убедитесь, что проекты остаются актуальными. Оцените, какие действия удалось выполнить за прошедшую неделю.
• Список «Может быть/когда-нибудь». Решите, не пора ли перенести некоторые отложенные идеи в текущие задачи.
• Календарь. Проверьте прошедшие и предстоящие встречи, а также актуальность запланированных событий.

Регулярный обзор позволяет поддерживать систему в порядке и своевременно корректировать планы.

Шаг 5. Выполнение действий

Пятый и заключительный этап GTD — непосредственное выполнение задач.

Если предыдущие шаги выполнены, вы можете тратить меньше времени на размышления о том, что необходимо сделать.

Задачи уже собраны, обработаны и распределены.

Остаётся последовательно выполнять запланированные действия и отмечать завершённые дела.

Выполнение задач по составленному плану.

Getting Things Done может подойти тем, кто предпочитает структурированный подход к работе и понимает собственные цели и приоритеты.

Если у вас одновременно много разных задач, система поможет упорядочить их и сделать рабочий процесс понятнее.

Для использования GTD можно применять специальные приложения для управления задачами.

Одно из них — Trello, возможности которого рассматриваются в отдельной статье.